电力物资合同一站式服务大厅年终工作总结
电力物资合同服务大厅的建设，是省公司党组落实国家电网公司物资集约化管理精神，打造理念先进、运转高效供应链管理体系的一项重要举措；是规范物资合同业务管理，展示国网公司服务品牌，加强物资领域廉政建设的必然要求；同时也是省电力公司实践“三个服务”郑重承诺，为供应商提供更加高效、便捷服务的实际行动。
合同服务大厅是集合同签约、履约、结算、供应商维护、业务洽谈等工作为一体的“一站式”服务窗口。合同服务大厅投入运营后，在短时内高效率地运转，并取得了显著的成效。下面就合同服务大厅近期的工作进行总结。
一、制度建设是服务大厅各项工作高效运转的保证：
在合同服务大厅开业以前，合同服务部就按照省公司物资部对物资合同签订的新要求，充分听取采纳部门员工的建议，制定出更加细化的合同签订流程，并在大厅开业前的两次在外组织的合同签订会上试行了新的流程，根据会上会后的反馈进一步调整完善工作流程，为大厅开业后的顺利高效运营打下坚实基础。根据大厅工作特性和实际情况，编制出《物资合同服务大厅标准化操作手册》作为大厅业务开展的流领性文件，从而将大厅的运营模式和工作流程规范化。
业务开展实行“批次签约负责制”每次签订会都由专人负责组织，人选采用轮流的方式，不仅分解工作强度，更培养员工的大局意识和团队协调组织能力。由于新的合同签订流程要求很多工作要在会前完成，而且签订会时间短节奏紧，为了能在每个节点都及时准确，部门员工常要加班加点工作，所以签订会结束后都会安排部门员工换休。休班制度不仅能在不影响正常工作的情况下让员工得到休息，缓解工作压力，更提高了员工的工作效率和积极性。
二、服务大厅规范化运作是国网“干事干净”廉洁理念的展示平台：
合同签订采用流水线方式，合同版本严格按照《国家电网物资采购合同统一文本（征求意见稿）》编制的统一版本制作，合同签订信息与中标资料完全一致，确保了合同的公正性。取消在合同签订会上签订技术协议，严格按照标书中的技术协议中的相关参数信息执行，这样就避免了以往供应商在与各供电局物流分中心签订技术协议时遇到的繁琐和困难，不仅简化签订流程，缩短签约时间，并营造了阳光、廉洁、公正的签约环境。
三、彰显窗口优质服务：
自合同服务大厅运营以来，致力于为供应商提供舒适有序的签约环境，准确便捷的签约流程，亲切可靠的签约服务。大厅配置了供应商抽号区、休息区、商务区、签订区等功能区域，使得供应商从始至终都体验着舒适的环境和有序的流程。灿烂笑容、文明用语、礼貌举止和热情服务只是优质服务的基础，只有用最快的时间，最准确的工作，最简洁的方式达成供应商所需要的目的，服务才能真正得到供应商的认可。例如以前一个供应商在一个供电局的不同工程项目中标，则有几个工程项目就要签订几份合同，造成了重复工作降低效率。现在按照物资部的要求，同一个供电局、同一个项目部门、同一个供应商、同一类产品只签订一份合同，从根本上减少了合同签订数量，为供应商提供便捷，贯彻了全方位的、超前的为供应商服务的理念。
作为陕西省电力公司物流服务中心的窗口，合同服务大厅将秉承便捷、高效、规范、诚恳的服务理念更好的服务于广大供应商和各基层物流分中心。
四、取得成绩：
（一）社会效应显著：
合同服务大厅围绕“四服务四满意”的理念开展工作：
1、主动服务让省公司满意
通过工作流程的精细化，在签订会前找出问题，完成差异化处理，及时准确的完成合同签订工作，以100%的完成率、及时率、准确率、签订率让省公司满意。
2、高效服务让基层单位满意
严格按照中标信息和资料签订合同，简化合同内容，无需基层单位来人参与签订合同与技术协议，加强与基层单位的沟通和交流，以高效便捷的服务让基层单位满意。
3、优质服务让供应商满意
良好的大厅环境，便捷的签订流程，热情的服务态度，做供应商所想，解供应商所急，用超前的工作将供应商在合同签订上可能遇到的困难和低效的节点一一解决，以优质、热情、超前的服务让供应商满意。
4、贴心服务让员工满意
休班制度不仅能在不影响正常工作的情况下让员工得到休息，缓解工作压力，更提高了员工的工作效率和积极性，以贴心为暖的服务让员工满意。
（二）经济效益提升：
1、节约纸质合同文本用纸
原合同文本由合同协议书、合同通用条款、合同专用条款以及合同附件四部分组成，约40页，最多可达100页左右。现根据《国家电网物资采购合同统一文本（征求意见稿）》的精神，将合同浓缩为5页，并且省去合同附件中的技术协议部分。从大厅运营至今，用签订合同1680份，按此估算每年签订合同数在10000份以上，平均每份节省纸张35张计算，则每年仅合同用纸部分就可节约纸张2800000张，按照一页合同成本0.3元计算，则纸张方面便可节约成本84万元，切实履行了公司“三节约”的要求。
2、节省合同签约工作的相关费用
以往在外组织合同签订会的费用大约在8-10万，各分中心计划员、技术人员参加签订会的差旅费等费用约为1.2万元，除西安局外其余9个及安康水电厂共10个分中心，则每次合同签订会的综合费用在20万左右。按照全年组织15次会议计算，全年可以节约直接费用近300万元。
（三）工作效率优化：
秉着公司“四个超前”的工作思路，高效率、高标准、高质量的完成合同签订。合同服务大厅挂牌运营至今，签订**年国招110KV以上第一批、国招220KV以上第一批、国招10-35KV第一批、国招电能表第一批、省招集中规模第一批、省招物资谈判第一批共6个批次，294份合同，总金额20584.13686万元。通过改进和创新，从以下三个方面提高了工作效率：
1、签订会前超前准备。根据以往合同签订的经验，细分工作节点，结合服务大厅的有利条件，将合同台账整理核对汇总、制作电子版合同、印制纸质合同等节点放在合同签订会前完成，使大部分问题在签订会前得以解决，不仅为供应商签订合同提供便利，并且加深了与各物流分中心及计划部、招标公司的交流与合作。
2、签订会上流程清晰。得益于部分节点的超前准备，在合同签订会的组织上，充分利用大厅的各项设施，将签订流程流水线化：抽号排队，叫号接待，完备合同，用印收集。各个窗口分工明确，专人专责，节节相扣，改变以往签订会供应商一对多签订模式（一家供应商与几个供电局专责签订合同）造成的程序重复和工作量大的问题。
3、会后总结上报及时。签订会上按局分工改为按节点分工，统一的完善清册、整合信息、移交合同，使得后期工作不仅节约了时间，又做到了准确、详尽。
通过创新策划、超前准备、精心组织、精确实施等几个方面的工作，以前从接到中标资料和清册→签订合同→合同收集、分发、汇总移交，整个过程需要一个月左右，现在缩短到一周左右就能完成。其中签订会效率的提高是最受供应商好评的。
3月28日至3月31日，银河招标公司在大厅进行省招第二批和国招10-35kV第二批的标书发售工作，合同服务部派专责在前台负责收集完善供应商资料。本次标书发售概算金额达5.7亿元，招标公司充分利用大厅配置的抽号机、叫号机、大屏幕、宽敞的大厅及会议室和洽谈室带来的便利，标书发售过程有序、高效，得到供应商的一致好评。合同服务部利用这次标书发售会收集供应商资料，共登记供应商426家，其中ERP系统中无记录或资料不全的供应商为357家。供应商信息的维护为日后工作的高效性夯实基础。
合同服务大厅运营时间不长，每名员工精诚团结、通力协作，用超前主动的工作态度和“高、严、细、实、好”的工作作风，确保了合同的签订率及准确率的同时，努力为供应商提供高效和优质的服务。运营以来虽然取得了一些成绩，但也存在很多不足，这些都需要我们在今后的工作中不断摸索、不断创新、不断改进，为把合同服务大厅建成展现物流服务中心工作精神和服务理念的窗口而不懈努力。
推进合同管理的“标准化建设”
为了贯彻落实国网公司“三集五大”工作部署，积极响应中心的“标准化建设”，合同服务部运用信息化手段，强化合同存档管理工作。自大厅运营以来部门利用大厅签约流程的特点，在将合同移交给有关单位和部门前，对合同进行扫描生成已签约生效的合同原件的电子版，并将电子版合同及台帐以硬盘存储和光盘存储进行保存。至今已完成对**年国招、省招第一批；**年国招、省招第二批共十个批次，共计1501份合同的电子化存档管理工作，总金额约为101377万元。
合同服务部不仅对合同进行电子化管理，更将每一批次合同签订过程中涉及到的中标清册、合同台帐、签约申请、签约报告等资料与电子版合同分批次一并保存。这样不及保证了资料的完整性，也使在签约工作的回溯过程中有据可查。所有合同的扫描版文件的文件名全部按照合同号命名，配合各个批次的合同台账及其他资料，可以回溯任意一份合同整个签约过程的相关资料和文件。
运用信息化、电子化的手段，一改传统合同管理方式的繁重和不便，并将整个签约流程“保存”下来，提供完整、准确、优质的合同查询服务。用精细化，常态化的合同管理模式，切实推进合同服务部的“标准化建设”。
（编辑：圆圆）
